محتوای دوره
مدیریت فایلها در Word 2021
فهرست مطالب
مدیریت فایلها در Word 2021
در Word 2021 می‌توانید اسناد را ایجاد کنید، فایل‌های ذخیره‌شده را باز کنید، تغییرات را ذخیره کنید و بین چند سند باز جابه‌جا شوید. بیشتر این کارها از زبانه File یا با میان‌برهای صفحه‌کلید انجام می‌شوند.
ایجاد سند جدید
برای ساخت یک سند تازه، از مسیر File > New استفاده کنید. سپس می‌توانید گزینه Blank document را برای شروع با صفحه‌ای خالی انتخاب کنید یا یکی از الگوهای آماده را به کار ببرید. میانبر ایجاد سند جدید Ctrl + N است.
باز کردن یک سند موجود
برای باز کردن فایلی که قبلاً ذخیره کرده‌اید، به File > Open بروید و محل فایل را انتخاب کنید. اگر فایل را اخیراً باز کرده باشید، ممکن است نام آن را در فهرست فایل‌های اخیر ببینید. میانبر باز کردن سند Ctrl + O است.
ذخیره کردن سند
برای ذخیره تغییرات، از مسیر File > Save یا میانبر Ctrl + S استفاده کنید. اگر سند را برای نخستین بار ذخیره می‌کنید، Word از شما می‌خواهد محل ذخیره و نام فایل را مشخص کنید. قالب رایج سندهای Word، .docx است.
ذخیره با نام یا قالب دیگر
اگر می‌خواهید نسخه‌ای جداگانه با نام، محل یا قالب دیگری بسازید، از مسیر File > Save As استفاده کنید. کلید F12 پنجره Save As را باز می‌کند. برای نمونه، می‌توانید از این روش برای ذخیره یک نسخه جداگانه یا انتخاب قالبی مانند PDF استفاده کنید.
نمایش و مدیریت هم‌زمان چند سند
اگر چند سند Word را هم‌زمان باز کرده‌اید، با میانبر Ctrl + F6 می‌توانید بین پنجره‌های سند جابه‌جا شوید. همچنین از زبانه View و گزینه‌های گروه Window برای مدیریت پنجره‌های باز استفاده کنید. برای دیدن هم‌زمان چند سند، می‌توانید از گزینه‌هایی مانند Arrange All یا View Side by Side استفاده کنید.
بستن سند
برای بستن سند جاری و بازماندن برنامه Word، از مسیر File > Close یا میانبر Ctrl + W استفاده کنید. اگر تغییرات ذخیره‌نشده داشته باشید، Word پیش از بستن درباره ذخیره کردن آن‌ها از شما می‌پرسد. برای خروج از خود برنامه، پنجره Word را با دکمه بستن پنجره ببندید.
میان‌برهای پرکاربرد
- Ctrl + N: ایجاد سند جدید
- Ctrl + O: باز کردن سند
- Ctrl + S: ذخیره تغییرات
- F12: باز کردن پنجره Save As
- Ctrl + F6: جابه‌جایی بین اسناد باز
- Ctrl + W: بستن سند جاری
تفاوت Save و Save As
فرمان Save تغییرات را در فایل فعلی ذخیره می‌کند. فرمان Save As امکان انتخاب نام، محل یا قالب دیگری را می‌دهد و برای ساختن یک نسخه جداگانه از سند مناسب است.
الگوها و قالب‌های آماده در ورد (Templates) و کاربرد پسوند dotx.
در نرم‌افزار مایکروسافت ورد، الگو (Template) سندی است که ساختار، طرح‌بندی (Layout)، فونت‌ها، استایل‌ها و تنظیمات صفحه‌بندی آن از قبل آماده شده است. استفاده از الگوها مانع از تکرار طراحی اسناد اداری مشابه (نظیر سربرگ‌ها، فاکتورها، رزومه‌ها و گزارش‌ها) می‌شود و سرعت تولید محتوا را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.
۱. نحوه استفاده از قالب‌های آماده (Installed & Online Templates)
هنگام ایجاد یک فایل تازه، به‌جای باز کردن یک سند خالی، می‌توان از صدها قالب آماده داخلی یا آنلاین مایکروسافت بهره برد:
- روی سربرگ File کلیک کرده و گزینه New را انتخاب کنید (کلید میانبر:
Ctrl + Nبرای سند خالی). - در صفحه باز شده، علاوه بر گزینه Blank document، دسته‌بندی‌های متعددی از قالب‌های موضوعی (نظیر Business، Personal، Education، Resumes و...) نمایش داده می‌شود.
- با استفاده از کادر جستجو (Search for online templates) می‌توانید طرح مورد نظر خود را جستجو کرده، پیش‌نمایش آن را ببینید و با فشردن دکمه Create آن را دریافت و استفاده کنید.
۲. ذخیره سند شخصی به‌عنوان قالب (Word Template)
اگر سربرگ اختصاصی، قرارداد، یا فرم ثابتی طراحی کرده‌اید و قصد دارید در دفعات بعدی بدون تغییر فایل اصلی، مستقیماً نسخه‌ای کپی‌شده از آن ایجاد شود، باید آن را با فرمت dotx. ذخیره کنید:
- به منوی File رفته و گزینه Save As را انتخاب کنید (یا کلید
F12را فشار دهید). - در کادر ذخیره‌سازی، بخش Save as type را باز کرده و گزینه Word Template (*.dotx) را انتخاب کنید.
- مسیر پیش‌فرض ذخیره الگوها در پوشه Custom Office Templates و تب Personal / My Templates قرار می‌گیرد تا در دفعات بعدی مستقیماً از بخش File > New در دسترس شما باشد.
۳. جدول مقایسه‌ای: docx. در برابر dotx.
| مشخصه | سند استاندارد (docx.) | قالب اختصاصی (dotx.) |
|---|---|---|
| کاربرد اصلی | سند نهایی جهت مطالعه، ویرایش روزمره یا چاپ | سند مادر (پایه) برای تولید و تکثیر مداوم اسناد مشابه |
| رفتار در زمان باز شدن | همان فایل اصلی باز شده و تغییرات مستقیم ذخیره می‌شود | یک کپی بی‌نام جدید (مانند Document 1) ایجاد می‌شود تا فایل الگو دست‌نخورده باقی بماند |
| نسخه‌های قدیمی | doc. (تا نسخه ورد ۲۰۰۳) | dot. (تا نسخه ورد ۲۰۰۳) |
۴. نکته کلیدی آزمون‌های استخدامی و ICDL
سؤال نمونه: در نرم‌افزار مایکروسافت ورد، ذخیره سند کاربر به‌صورت الگو (Template) جهت استفاده مکرر، با چه پسوندی انجام می‌شود؟
- الف) docx.
- ب) dotx.
- ج) rtf.
- د) txt.
پاسخ صحیح: گزینه ب (dotx.)
تحلیل: حرف T در ساختار پسوندهای مایکروسافت آفیس (نظیر dotx در ورد، xltx در اکسل و potx در پاورپوینت) نشان‌دهنده عبارت Template (قالب/الگو) است. اسناد عادی با حرف X یا پسوندهای معمول ذخیره می‌شوند.