محتوای دوره
تبدیل و ذخیره Word به PDF و سایر فرمت‌ها (Word 2021)
فهرست مطالب
زمان مطالعه: 2 دقیقه
در نرم‌افزار مایکروسافت ورد، مدیریت ذخیره‌سازی اسناد تنها به فرمت استاندارد برنامه محدود نمی‌شود. برای انتشار اسناد بدون تغییر ساختار ظاهری، تثبیت فونت‌ها و انتقال فایل بین سیستم‌عامل‌های مختلف، گزینه‌ها و ساختارهای متعددی در نظر گرفته شده است.
۱. تفاوت‌های بنیادین Save، Save As و Export
- ذخیره عادی (Save): با کلید میان‌بر Ctrl + S؛ اعمال و جایگزینی آخرین تغییرات روی همان سند فعال، بدون تغییر نام یا پسوند فایل.
- ذخیره با نام جدید (Save As): با کلید میان‌بر F12؛ ذخیره‌سازی نسخه مستقل از فایل جاری با امکان تعیین نام جدید، مسیر ذخیره مجزا یا تغییر فرمت خروجی.
- خروجی اختصاصی (Export): مسیری ویژه در منوی
Fileجهت انتشار و تولید سریع اسناد فقط‌خواندنی مانند PDF و XPS، بدون اعمال تغییر بر فایل اصلی.
۲. روش‌های تهیه خروجی PDF در مایکروسافت ورد
روش اول: استفاده از منوی Export (روش استاندارد)
- ورود به منوی File از نوار بالا.
- انتخاب زبانه Export از ستون کناری.
- کلیک روی گزینه Create PDF/XPS Document و سپس انتخاب کلید Create PDF/XPS.
- تعیین مسیر و نام سند و کلیک بر روی دکمه Publish.
روش دوم: استفاده از پنجره Save As
- فشردن کلید میان‌بر F12 روی صفحه‌کلید (یا مسیر
File > Save As > Browse). - کلیک روی منوی کشویی بخش Save as type.
- انتخاب فرمت PDF (*.pdf) از میان لیست.
- انتخاب گزینه Save جهت ذخیره نهایی.
تنظیمات بهینه‌سازی خروجی PDF (گزینه Optimize for):
- Standard (publishing online and printing): بالاترین کیفیت رنگ و وضوح تصاویر؛ مناسب جهت چاپ فیزیکی و اسناد رسمی.
- Minimum size (publishing online): فشرده‌سازی حجم پرونده؛ مناسب برای ارسال از طریق ایمیل، وب‌سایت‌ها و پیام‌رسان‌ها.
۳. فرمت‌های رایج ذخیره‌سازی در ورد و کاربرد آن‌ها
| نوع فرمت | پسوند فایل | کاربرد و ویژگی |
|---|---|---|
| Word Document | .docx | فرمت استاندارد و پیش‌فرض از نسخه ۲۰۰۷ تا ۲۰۲۱ (مبتنی بر معماری XML، سبک و پایدار). |
| Word 97-2003 Document | .doc | فرمت اسناد قدیمی ورد جهت حفظ سازگاری با نسخه‌های پیش از ۲۰۰۷. |
| Word Template | .dotx | ذخیره سند به‌عنوان قالب الگو؛ در دفعات بعد، یک سند جدید از روی این الگو ساخته می‌شود. |
| Plain Text | .txt | متن بدون قالب‌بندی؛ تمامی استایل‌ها، رنگ‌ها، تصاویر و جداول حذف می‌گردند. |
| Rich Text Format | .rtf | فرمت متنی ساختاریافته عمومی با قابلیت بازخوانی در اکثر واژه‌پردازها (شامل WordPad). |
| Web Page | .htm / .html | تبدیل و ذخیره‌سازی مستقیم عناصر نوشتاری و تصویری سند در قالب صفحات وب. |
۴. نکات تستی و جمع‌بندی آزمون‌های ICDL
- کلید میان‌بر اختصاصی برای باز کردن پنجره Save As، کلید تابع F12 است.
- پسوند فایل‌های الگوی پیش‌فرض در نسخه‌های مدرن
.dotxو در نسخه ۲۰۰۳.dotاست. - فرمت استاندارد اسناد ذخیره‌شده در ورد ۲۰۲۱ پسوند
.docxمی‌باشد. - عملکرد
Saveصرفاً دگرگونی‌ها را روی فایل جاری ذخیره می‌کند، درحالی‌کهSave Asفایل جدیدی ایجاد می‌نماید.
[sadra_online_notes course="icdl"]